Fantastik
Bestyrelsesmødereferater 2003

22 oktober 2003
18 september 2003
4 september 2003



Bestyrelsesmøde
Mandag 22 oktober 2003

Tilstede: Olav, Olav, Tue, Klaus, Jens, Grusjenka og Maj-Britt

Foreningens blad
Bestyrelsen har på baggrund af den vejledende afstemning besluttet, at foreningens blad kommer til at hedde Himmelskibet. Formatet bliver A4. Redaktionen fremlagde et budget, der blev godkendt.
Bladet forventes at udkomme i slutningen af november/starten af december.

Referater
Det blev besluttet, at alle referater fra bestyrelsesmøderne vil ligge tilgængelige på hjemmesiden - på nær i de få eventuelle situationer, hvor sager af personfølsom karakter er blevet diskuteret. Når et nyt referat er på plads, vil der blive sendt en mail ud på announcelisten.

PR
PR-gruppen skal snarest muligt få lavet en plakat og nogle flere foldere. Når foreningsbladet sendes rundt til forskellige biblioteker, kan man f. eks lægge nogle foldere ved, og bede bibliotekarerne om at læge dem frem. Man kan også f. eks prøve at få et indlæg i lokalaviserne. Det er i hvert fald vigtigt at få gjort mere opmærksom på foreningens eksistens.


Hjemmesiden
At skabe en bruger lock-on samt en kalender, hvor de enkelte medlemmer selv kan skrive aktiviteter på, har førsteprioritet i internetgruppen.

Foreningskonto
Det har vist sig sværere end antaget, at få etableret en girokonto til foreningen. Vedtægterne mangler tegningsregler – bl.a. hvem, der har fuldmagt til at håndtere foreningens økonomiske midler. Derfor skal foreningen stemme om at tilføje nogle tegningsregler til vedtægterne ved næste generalforsamling.
Olav og Jens arbejder på at få en girokonto etableret hurtigst muligt.
En velkomstpakke vil blive sendt ud til nye og/eller potentielle medlemmer, så snart det er muligt at lægge et girokort fra foreningen i den.

Fantasticon
Foreningens lille fantastikfestival, Fantasticon, har fået en dato: 31. januar + 1. februar 2004. Arbejdet med at arrangere et sådant event vil snarest muligt gå i gang. Der skal bl.a. findes egnede lokaler. Maj-Britt har meldt sig til at undersøge mulighederne i medborgerhusene.

Julefrokost
Klaus, Maj-Britt, Tue, Olav og Jens har meldt sig til at lave julefrokost. Har andre nogle gode ideer til, hvad vi skal lave - både af mad og aktiviteter – er de selvfølgelig mere end velkomne til at melde sig. Datoen er den 22. november.


Bestyrelsesmøde
18 september 2003

Tilstede: Olav, Klaus, Jens, Tue, Maj-Britt, Erling, Flemming og Grusjenka

Godkendelse af sidste referat
– godkendt uden anmærkninger. For fremtiden har bestyrelsen en uge, efter sekretæren har udsendt referatet, til at komme med indvendinger og bemærkninger – derefter antages referatet for godkendt.

Bestyrelsesmøder.
Bestyrelsen holder generelt ikke åbne bestyrelsesmøder. Inviterede samt personer, der på forhånd har indhentet tilladelse, er dog selvfølgelig altid velkomne.

Dagsorden
Sekretæren udsender en indkaldelse samt en dagsorden en uge før næstkommende bestyrelsesmøde. Har bestyrelsesmedlemmerne yderligere forslag til dagsordenen, opfordres de til at sende dem ind.
Dagsordenen vil oftest følge følgende skabelon:
Meddelelse fra formanden
PR-udvalget
Redaktionen
Internetgruppen
Øvrige interessegrupper
Indkomne forslag
Eventuelt
Næste møde

Ordstyrer
Formanden er ordstyrer på bestyrelsesmøderne.

Pr-udvalget
Mads Dam slutter sig til PR-udvalget. Tue er kontaktperson. Jens står for udvalgets økonomi. Tue vil spørge Fantask, om de vil donere gratis previews mod gratis bannerplads.


Internetgruppen
Efter at have gennemgået en handlingsplan, godkendes internetgruppen som formel interessegruppe.

Redaktionen
Klaus er chefredaktør og kontaktperson. Navnet på foreningens blad afgøres ved afstemning blandt medlemmerne. Bladets format afgøres af redaktionen. Redaktionsudvalget godkendes som formel interessegruppe med den betingelse, at de skal komme med et budget.

Interessegruppekoordinatorer
Klaus og Grusjenka skal sørge for, at der ikke er for mange inaktive overlappende interessegrupper i foreningen. Minimum for en interessegruppe, der vil på hjemmesiden, er at udnævne en kontaktperson samt give en beskrivelse af idé og formål.

Indmeldelsesprocedure. Foreningens kontaktgruppe sammensætter en velkomstpakke samt indmeldelsesprocedure – herunder girokonto.


Filmjura
Så længe foreningens filmaftener er i privat regi, er de fuldt lovlige – grænsen mellem hvad der kaldes private og hvad der kaldes offentlige fremvisninger, er dog flydende. Så længe, der kun er adgang for foreningens medlemmer, der ikke betales entre, og der ikke er tale om alt for mange mennesker, skulle vi være dækket ind. Mere præcist kan det desværre ikke afgøres.

Filmgruppen skal komme med et nyt budget. Maj-Britt skal undersøge mulighederne for at se film på KUA.


Bestyrelsesmøde
4 september 2003

Tilstede: Olav, Tue, Klaus, Grusjenka, Jens, Flemming, Maj-Britt + Tommy Silveros, Jesper Andersen og Mads Dam


Konstituering af bestyrelsen
Olav M. J. Christiansen: Formand
Tue Sørensen: Næstformand
Jens Christensen: Kasserer
Maj-Britt Christensen: Sekretær
Klaus Æ. Mogensen: Menigt medlem af bestyrelsen
Erling Søby: Menigt medlem af bestyrelsen
Suppleanter:
Grusjenka Andersen
Hans Henrik Løyche
Flemming R. P. Rasch

Ved afstemning blev det besluttet ikke at tildele suppleanterne roller som 1., 2. og 3. suppleant, men at stille dem op i alfabetisk rækkefølge. Således at de alle tre kan komme lige meget i betragtning, hvis et medlem af bestyrelsen skulle gå i utide.
Da vi som nystartet forening og bestyrelse er i den særlige situation, at der kun er et halvt år til næste generalforsamling, måtte det besluttes, hvilke bestyrelsesmedlemmer, der er på valg i 2004 og hvilke, der er på valg i 2005:
Olav, Klaus og Erling er på valg i 2004.
Tue, Jens og Maj-Britt er på valg i 2005.
Alle suppleanter er på valg i 2004.

Mailinglister
Det besluttet at oprette en lukket bestyrelsesmailingliste, således at bestyrelsen her trygt – om nødvendigt - kan diskutere f eks. personfølsomme emner, uden at resten af foreningen behøver at blive indblandet. Desuden en referatmailingliste, hvor menige medlemmer, hvis interesseret, kan få tilsendt bestyrelsesreferater. Disse vil også blive lagt ud på hjemmesiden.
Bestyrelsen forbeholder sig dog ret til at fjerne mulige f ølsomme elementer af referaterne fra offentliggørelse.

Kontaktperson
En kontaktfunktion vil blive oprettet på hjemmesiden, hvor folk kan rette henvendelse til foreningen med diverse spørgsmål. Formand, kasserer og sekretær er tilknyttet denne hjælpefunktion.



Girokonto
Olav vil undersøge mulighederne for at oprette en girokonto.

Jura
Maj-Britt vil undersøge de juridiske aspekter ved at fremvise film i foreningen. Er det tilladt, skal man have tilladelse fra copyrightindehaveren osv.
Det skal også undersøges, om det er nødvendigt at registrere medlemmerne med CPR-nummer for at få en eventuel kommunalstøtte.

Pr-udvalg
Det blev besluttet at oprette et pr-udvalg, som skal lave en strategi, der skal øge kendskabet til foreningen og hverve nye medlemmer. Blandt andet skal der produceres og omdeles nye foldere. Udvalget består af: Tue, Hans Henrik, Olav og Jens.

Medlemsblad
Redaktionen vil kigge på mulige formater til medlemsbladet - hvad der kan lade sig gøre under foreningens økonomiske råderum.

Formel interessegruppe
Internetgruppen anmodede om at blive godkendt som formel interessegruppe, men det blev besluttet, at den først skal fremlægge en handlingsplan.

Indmeldelsesprocedure
Jens vil se på at få lavet en indmeldelsesblanket
Det blev besluttet, at foreningens medlemmer foreløbigt ikke skal have medlemskort og medlemsnummer.
Der skal sammensættes en fast velkomstpakke til nye medlemmer:
Introduktionsbrev – Olav
Folder om foreningen – pr-udvalget
Liste over interessegrupper
Vedtægter
Seneste medlemsblad (n år det bliver muligt)

Diverse
Det blev besluttet, at godtgøre Hans Henrik 800 kr. for udgifter i forbindelse med producering af foldere.