Bestyrelsesmøde
Mandag 22 oktober 2003
Tilstede: Olav, Olav, Tue, Klaus, Jens,
Grusjenka og Maj-Britt
Foreningens blad
Bestyrelsen har på baggrund af den vejledende afstemning
besluttet, at foreningens blad kommer til at hedde Himmelskibet.
Formatet bliver A4. Redaktionen fremlagde et budget,
der blev godkendt.
Bladet forventes at udkomme i slutningen af november/starten
af december.
Referater
Det blev besluttet, at alle referater fra bestyrelsesmøderne
vil ligge tilgængelige på hjemmesiden - på nær
i de få eventuelle situationer, hvor sager af personfølsom
karakter er blevet diskuteret. Når et nyt referat
er på plads, vil der blive sendt en mail ud på announcelisten.
PR
PR-gruppen skal snarest muligt få lavet en plakat
og nogle flere foldere. Når foreningsbladet sendes
rundt til forskellige biblioteker, kan man f. eks lægge
nogle foldere ved, og bede bibliotekarerne om at læge
dem frem. Man kan også f. eks prøve at få et
indlæg i lokalaviserne. Det er i hvert fald vigtigt
at få gjort mere opmærksom på foreningens
eksistens.
|
Hjemmesiden
At skabe en bruger lock-on samt en kalender, hvor de
enkelte medlemmer selv kan skrive aktiviteter på, har førsteprioritet
i internetgruppen.
Foreningskonto
Det har vist sig sværere end antaget, at få etableret en girokonto
til foreningen. Vedtægterne mangler tegningsregler – bl.a. hvem, der
har fuldmagt til at håndtere foreningens økonomiske midler. Derfor
skal foreningen stemme om at tilføje nogle tegningsregler til vedtægterne
ved næste generalforsamling.
Olav og Jens arbejder på at få en girokonto etableret hurtigst
muligt.
En velkomstpakke vil blive sendt ud til nye og/eller potentielle medlemmer,
så snart det er muligt at lægge et girokort fra foreningen i den.
Fantasticon
Foreningens lille fantastikfestival, Fantasticon, har fået en dato: 31.
januar + 1. februar 2004. Arbejdet med at arrangere et sådant event vil
snarest muligt gå i gang. Der skal bl.a. findes egnede lokaler. Maj-Britt
har meldt sig til at undersøge mulighederne i medborgerhusene.
Julefrokost
Klaus, Maj-Britt, Tue, Olav og Jens har meldt sig til at lave julefrokost.
Har andre nogle gode ideer til, hvad vi skal lave - både af mad og
aktiviteter – er de selvfølgelig mere end velkomne til at melde sig.
Datoen er den 22. november.
|
|
Bestyrelsesmøde
18 september 2003
Tilstede: Olav, Klaus, Jens, Tue, Maj-Britt, Erling, Flemming
og Grusjenka
Godkendelse af sidste referat
– godkendt uden anmærkninger. For
fremtiden har bestyrelsen en uge, efter sekretæren har udsendt
referatet, til at komme med indvendinger og bemærkninger – derefter
antages referatet for godkendt.
Bestyrelsesmøder.
Bestyrelsen holder generelt ikke åbne
bestyrelsesmøder. Inviterede samt personer, der på forhånd
har indhentet tilladelse, er dog selvfølgelig altid velkomne.
Dagsorden
Sekretæren udsender en indkaldelse samt en dagsorden
en uge før næstkommende bestyrelsesmøde. Har bestyrelsesmedlemmerne
yderligere forslag til dagsordenen, opfordres de til at sende dem ind.
Dagsordenen vil oftest følge følgende skabelon:
Meddelelse fra formanden
PR-udvalget
Redaktionen
Internetgruppen
Øvrige interessegrupper
Indkomne forslag
Eventuelt
Næste møde
Ordstyrer
Formanden er ordstyrer på bestyrelsesmøderne.
Pr-udvalget
Mads Dam slutter sig til PR-udvalget. Tue
er kontaktperson. Jens står for udvalgets økonomi. Tue vil
spørge Fantask,
om de vil donere gratis previews mod gratis bannerplads.
|
Internetgruppen
Efter at have gennemgået en handlingsplan,
godkendes internetgruppen som formel interessegruppe.
Redaktionen
Klaus er chefredaktør og kontaktperson. Navnet
på foreningens blad afgøres ved afstemning blandt medlemmerne.
Bladets format afgøres af redaktionen. Redaktionsudvalget godkendes
som formel interessegruppe med den betingelse, at de skal komme med
et budget.
Interessegruppekoordinatorer
Klaus og Grusjenka skal
sørge for, at der ikke er for mange inaktive
overlappende interessegrupper i foreningen. Minimum
for en interessegruppe, der vil på hjemmesiden,
er at udnævne en kontaktperson samt give en beskrivelse
af idé og formål.
Indmeldelsesprocedure. Foreningens kontaktgruppe sammensætter
en velkomstpakke samt indmeldelsesprocedure – herunder
girokonto.
Filmjura
Så længe foreningens filmaftener
er i privat regi, er de fuldt lovlige – grænsen
mellem hvad der kaldes private og hvad der kaldes offentlige
fremvisninger, er dog flydende. Så længe,
der kun er adgang for foreningens medlemmer, der ikke
betales entre, og der ikke er tale om alt for mange
mennesker, skulle vi være dækket ind. Mere
præcist kan det desværre ikke afgøres.
Filmgruppen skal komme med et nyt budget. Maj-Britt
skal undersøge mulighederne for at se film på KUA.
|
|
Bestyrelsesmøde
4 september 2003
Tilstede: Olav, Tue, Klaus, Grusjenka, Jens, Flemming, Maj-Britt + Tommy Silveros, Jesper Andersen og Mads Dam
Konstituering af bestyrelsen
Olav M. J. Christiansen: Formand
Tue Sørensen: Næstformand
Jens Christensen: Kasserer
Maj-Britt Christensen: Sekretær
Klaus Æ. Mogensen: Menigt medlem af bestyrelsen
Erling Søby: Menigt medlem af bestyrelsen
Suppleanter:
Grusjenka Andersen
Hans Henrik Løyche
Flemming R. P. Rasch
Ved afstemning blev det besluttet ikke at tildele suppleanterne roller
som 1., 2. og 3. suppleant, men at stille dem op i alfabetisk rækkefølge.
Således at de alle tre kan komme lige meget i betragtning, hvis
et medlem af bestyrelsen skulle gå i utide.
Da vi som nystartet forening og bestyrelse er i den særlige situation,
at der kun er et halvt år til næste generalforsamling, måtte
det besluttes, hvilke bestyrelsesmedlemmer, der er på valg i 2004
og hvilke, der er på valg i 2005:
Olav, Klaus og Erling er på valg i 2004.
Tue, Jens og Maj-Britt er på valg i 2005.
Alle suppleanter er på valg i 2004.
Mailinglister
Det besluttet at oprette en lukket bestyrelsesmailingliste,
således at bestyrelsen her trygt – om nødvendigt - kan
diskutere f eks. personfølsomme emner, uden at resten af foreningen
behøver at blive indblandet. Desuden en referatmailingliste,
hvor menige medlemmer, hvis interesseret, kan få tilsendt bestyrelsesreferater.
Disse vil også blive lagt ud på hjemmesiden.
Bestyrelsen forbeholder sig dog ret til at fjerne mulige
f ølsomme elementer af referaterne fra offentliggørelse.
Kontaktperson
En kontaktfunktion vil blive oprettet på hjemmesiden, hvor folk
kan rette henvendelse til foreningen med diverse spørgsmål.
Formand, kasserer og sekretær er tilknyttet denne hjælpefunktion.
|
Girokonto
Olav vil undersøge mulighederne for at oprette en girokonto.
Jura
Maj-Britt vil undersøge de juridiske aspekter ved at fremvise film i
foreningen. Er det tilladt, skal man have tilladelse fra copyrightindehaveren
osv.
Det skal også undersøges, om det er nødvendigt at registrere
medlemmerne med CPR-nummer for at få en eventuel kommunalstøtte.
Pr-udvalg
Det blev besluttet at oprette et pr-udvalg, som skal lave en strategi, der
skal øge kendskabet til foreningen og hverve nye medlemmer. Blandt
andet skal der produceres og omdeles nye foldere. Udvalget består af:
Tue, Hans Henrik, Olav og Jens.
Medlemsblad
Redaktionen vil kigge på mulige formater til medlemsbladet - hvad der
kan lade sig gøre under foreningens økonomiske råderum.
Formel interessegruppe
Internetgruppen anmodede om at blive godkendt som formel interessegruppe, men
det blev besluttet, at den først skal fremlægge en handlingsplan.
Indmeldelsesprocedure
Jens vil se på at få lavet en indmeldelsesblanket
Det blev besluttet, at foreningens medlemmer foreløbigt ikke skal have
medlemskort og medlemsnummer.
Der skal sammensættes en fast velkomstpakke til nye medlemmer:
Introduktionsbrev – Olav
Folder om foreningen – pr-udvalget
Liste over interessegrupper
Vedtægter
Seneste medlemsblad (n år det bliver muligt)
Diverse
Det blev besluttet, at godtgøre Hans Henrik 800 kr. for udgifter i forbindelse
med producering af foldere.
|
|