Fantastik Bestyrelsesmødereferater 2004 8 November 2004 4 Oktober 2004 13 September 2004 16 August 2004 1 Juni 2004 26 april 2004 22 marts 2004 16 februar 2004 19 Januar 2004 Referater fra 2003 Bestyrelsesmøde 8 November 2004 Tilstede: Olav, Jens, Maj-Britt, Thomas og Flemming Opsamling på aktionspunkter fra sidste referat (kun endnu ikke udførte punkter er nævnt) Jens har talt med Faraos Cigarer og er ved at lave et udkast til en skriftlig aftale. Klaus taler med Fantask. Der arbejdes stadig på en elektronisk tilmeldingsblanket. A) Nyt fra formanden SNORF-con er overstået og det var en kæmpe succes. Der var 19 deltagere fra 4 lande. Der var masser af snak og masser af ideer. Der var stemning for mere nordisk samarbejde. Det blev vedtaget at der kommer en SNORF II, Knud Larn er kommet i arrangørkomiteen for Danmark. Knud Larn lavede et lille con-zine i løbet af weekenden. Finnerne foreslog at der laves en who-is-who inden for nordisk fandom. B) Nyt fra Kassereren Vi havde en stand på komiks.dk, hvor vi fik 6 nye medlemmer der betalte med det samme, samt tilsagn fra andre om at de også vil melde sig ind.. Der kom en del kommentarer ang. udseende af Himmelskibet, flere troede det var et new-age eller scientologi blad (layoutet ændres fra næste nummer). Medlemstallet er oppe over de halvfjerds. Kontonummeret er blevet ændret på hjemmesiden så bindestreger er fjernet, da dette gav nogen problemer. Det er også blevet skrevet på siden hvilken bank det er vi har. På næste møde skal vi se på budgettet for 2005. C) Redaktionen Der har været holdt et redaktionsmøde (referat er sendt ud på redaktions-listen). Der blev fremlagt beregninger for hvad det vil koste at sætte sidetallet i Himmelskibet op. Specielt pga. den yderligere portoudgift vil en forøgelse af sidetallet koste en del. Jens fremlagde et budget som var lavet udfra de rammer, som vi har at arbejde efter pt. Dette diskuterede vi det på mødet, og de generelle ting som der kom frem, var at vi måtte spare på de andre udgifter, hvis vi vil putte flere sider i bladet, samt øge portoen. Jens havde ikke medregnet donationer, idet han ikke vil tage det for givet, om vi kan regne med at have den i fremtiden. Derfor har bestyrelsen overvejet at sætte kontigentet op, og dette skal ske udfra et nyt budgetforslag, som jens skal fremlægge til næste møde. Bestyrelsen vedtog at sætte sidetallet op, da vi lige nu har penge til dette. Op til næste generalforsamling må vi se på om dette kan komme til at medføre en kontingent stigning, eller om økonomien holder som den er nu. D) Internet Snakken er så småt begyndt på hvordan vi kan få lagt siden over i et CMS-system med de muligheder det vil give for mere dynamik. Olav vil senere sende et spørgsmål ud til de enkelte grupper om hvad folk kunne tænke sig af muligheder på en nye hjemmeside. E) PR-Gruppen Vi fik lavet en folder til komiks.dk. Samtidig er der blevet oprettet en side til PR-gruppen på hjemmesiden, hvor vi kan ligge vores ting op på så de bliver lettere at komme til. F) Fantasticon Det har ligget lidt lavt med at komme i gang med planlægningen af Fantasticon 2005. Jens har undersøgt mulighederne for at få lokaler på KVL hvilket ikke umiddelbart er muligt. Skal vi leje dem vil det koste op mod 30.000kr. Man kan leje enkelte lokaler derude for en aften til 500kr. Det skal du blot tilføje at vi kan påregne at blive flyttet, hvilket vil sige at vi, ikke kan regne med at have ønsket lokale. Det var en betingelse, som han har pålagt os, for at vi kan få det så billigt. Maj-Britt har talt med Valby-medborgerhus, og der er ikke mulighed for at lege os ind der. Tingluti er halvt booket. Vesterbro og Kulturstandene er muligheder, de vil koste omkring 10.000kr. Olav indkalder til en møde den 30/11. Mødet finder sted hos Maj-Britt. På dette møde skal der nedsættes en gruppe hvor de forskellige ansvarsområder er fordelt. G) Arrangementsgruppen Maj.Britt har mest opfattet det at være kontaktperson i denne gruppe, som værende ansvarlig for fantastik-møderne. Vil fremover også være mere opmærksom på om de der arrangerer f.eks. filmaftener får dem skrevet i kalenderen. Julefrokosten er den 10/12 hos Olav, han sender en invitation ud når vi kommer tættere på . Til cafe-aftnerne skal vi være mere opmærksomme på ikke at være en lille ”indforstået” -flok når der er nye folk med. Et medlem har via spørgeskemaet anført denne problematik. H) nyt fra IGK Via spørgeskemaet er det blevet forslået at rollespil opføres som separat gruppe, og ikke skal ligge under spil-gruppen som den gør i dag. Da der er meget få medlemmer af spilgruppen og meget lidt aktivitet på mail-listen vil den ikke blive splittet nu. Hvis der senere kommer mere aktivitet på listen vil det blive overvejet igen. I) evt. Thomas er ved at skrive en sammenfatning af spørgeskema undersøgelsen til næste nummer af Himmelskibet. Vi skal have general forsamling i starten af Marts. Maj-Britt finder en dato der ikke ligger oven i SFC og Bri’s generalforsamlinger (hvis der er sat datoer for disse). Så snart der er fundet en dato og et lokale sættes datoen på kalenderen. Vi skal prøve at holde øje med hvad der er af arrangementer rundt i landet hvor vi kan promoverer os selv, sådan at vi kan blive mere landsdækkende. Næste møde: Mandag d. 11/1-2005 kl. 19 hos Jens. Bestyrelsesmøde 4 Oktober 2004 Tilstede: Jens, Jesper, Tue, Klaus, Olav, Hans Henrik, Flemming, Maj-Britt og Thomas Fraværende: Tommy Opsamling på aktionspunkter fra sidste referat (kun endnu ikke udførte punkter er nævnt) Olav: Badges laves som postkort og sendes rundt separat. Der er stadig ikke indkaldt til Fantasticon møde Maj-Britt: Der skal findes ny dato til Eurocon-rap. A) Nyt fra formanden Der er kommet tilmeldinger fra to til SNORF-con som mangler et sted til privat indkvartering. Klaus melder sig til at kunne huse den ene, Olav opfordre andre til at melde sig (han huser i forvejen selv to andre) Det blev besluttet at teste web-forummet, og præsenterer det for deltagerne på SNORF-con for at skabe et deltagergrundlag B) Nyt fra Kassereren I forbindelse med rundsendelsen af girokort har haft et par frafald, men ikke flere man ville kunne forvente. Jens meddelte endnu engang at han stopper som kasserer efter næste generalforsamling, og han opfordre til at vi begynder at lede efter en afløser. C) Redaktionen Nr.4 er udkommet Klaus har talt med Fantask og de vil gerne blive ved med at annoncerer (de ser det ikke så meget som en annonce, men mere en støtte til et godt initiativ) Jens taler med Faraos cigarer. Der vil blive indkaldt til møde i redaktionsgruppen i oktober. Inden dette møde vil Klaus regne på hvad vi giver for at få trykt et blad nu, plus han vil lave regneeksempler på blade med flere sider. Olav havde en kommentar til indholdet af Nr.4. Der er skrevet at Otto Frello er surrealist. Dette betragter han ikke sig selv som værende oplyste han til de der var ude og overrække ham prisen for nogle måneder siden. D) Internet Der er ikke noget i vejen for at de der står for den tekniske del af hjemmesiden ikke dukker op på møder der kun handler om indholdet. Når der holdes møder bør det i indkaldelsen gøres tydeligt hvad der skal tales om på mødet så folk selv kan tage stilling til om de har lyst til at deltage. Bestyrelsen syntes ikke at internetgruppen skal splittes op mere end den er i dag. Projektet med en online tilmeldingsblanket arbejdes der stadig på. Jens og Jesper taler sammen. E) PR-Gruppen Olav arbejder på en folder Der skal laves nogle plakater til Komiks.dk der finder sted i starten af november F) Fantasticon Hans Henrik vil gerne betale for at hente en æresgæst til landet. Han har selv en række forslag til hvem dette kunne være. Kunstgruppen vil gerne at der tænkes på dem når vi leder efter lokaler, så de kan få ordentlige udstillings forhold. Vidensskabscafeen er interesseret i at stille op igen. KVL blev nævnt som mulige lokaler. Jens tager kontakt Der skal snart afholdes et møde. G) Arrangementsgruppen Det blev forslået at der blev forsøgt at lave en mere formel struktur af denne gruppe, sådan at der bliver flere kræfter at trække på. Maj-Britt prøver på dette. Maj-Britt kontakter Jesper for at få instruktion i hvordan kalenderen bruges så arrangementerne kan komme i denne. I november er emnet for fantastik-mødet fantastiske verdner. Folk opfordres til at melde sig som oplægsholdere. Klaus Olav og Tus var muligvis interesseret i dette. Klaus meldte sig som auktionarius til den kommende auktion H) nyt fra IGK De fire grupper der var på tale sidst er oprettet. Bestyrelsen træder kun ind hvis der er stor uenighed i en interessegrupper. Ellers gælder den formulering for gruppens virke der står på IGK siden. I) evt. En international profil opnås bedst ved at være synlig på cons. Der skal gøres noget ved den engelske del af hjemmesiden. Tue meldte sig til at stå for at skrive indlæg til denne omkring hvad der sker herhjemme, som kunne være interessant for udlandet at vide. Næste møde: Mandag d. 8/11-2004 kl. 19 hos Jens. Bestyrelsesmøde 13 September 2004 Tilstede: Maj-Britt, Flemming, Tue, Jens, Olav og Thomas Fraværende: Jesper, Klaus, Hans Henrik og Tommy Nyt fra formanden Aktionspunkter fra sidst: Den første udgave af hjemmesiden er fjernet. NOFF gruppen er ved at blive oprettet, og teksten til hjemmesiden er på vej. SNORF-con er nu på plads. Det bliver i Valby medborgerhus, og det kommer til at koste 150kr at deltage. Lokalerne er lejet lørdag og søndag, men det er tanken at der fredag skal være et uformelt arrangement et andet sted evt. en cafe. Ideer modtages gerne. Olav har lavet et udkast til et medlemsbadge som bl.a. kan bruges på cafeaftner så medlemmer der ikke kender hinanden i forvejen kan genkende hinanden. Det bliver lavet i en form for postkort, og sendt rundt sammen med Himmelskibet, hvis dette kan gøres inden for portogrænsen, ellers sendes de rundt separat. Nyt fra Kassereren Jesper har lavet en elektronisk indmeldelsesblanket til hjemmesiden. Vi skal have sat en rubrik på hvor vi spørger om medlemmernes adresse må være synlig på en evt. kommende medlemsoversigt på hjemmesiden. Bør vi sende et mini nyhedsbrev rundt med en oversigt over kommende arrangementer til de medlemmer der ikke har e-mail. Jens tager sig af dette. Nyt fra Redaktionen Jens ikke haft talt med Fantask og Faraos cigarer endnu om en fast annonce aftale. Klaus har haft talt med dem. Jens og Klaus skal have koordineret denne aftale, og have helt styr på hvem der tager sig af hvad i forbindelse med annoncer. Himmelskibet varierer i vægt fra gang til gang. Det er ikke med meget, men da vi er lige på grænsen til en højere portosats skal der styr på dette. Klaus forventer at have et korrektur-eksemplar af nr.4 med til cafeaftenen den 20. Der indkaldes til redaktionsmøde den aften hvor vi skal folde og hæftet næste nummer af Himmelskibet. Der skal tales økonomi, indhold og praktiske forhold. Tue indkalder. Nyt fra Internet-gruppen Jesper og Thomas Olsson har fået mailarkivet op og køre. Det bliver stadig udbygget. Flemming er stort set færdig med sin tekst ang. teknisk brug af nyhedsgrupper. Han vil derefter begynde arbejdet på en kort tekst om mail-liste etikette. Galleriet er oppe og køre, men der mangler kommentarer til de fleste af billederne. Tue vil gerne stå for at få lidt mere orden på rækkefælgen og opdelingen af billederne. Bestyrelsen vil endnu engang opfordre til at der bliver afholdt et møde i Internet-gruppen. Den nyoprettede musik-gruppe skal indsættes under medie på hjemmesidens menu. Nyt fra PR-gruppen Intet nyt Nyt fra Fantasticon Olav sørger for at der bliver indkaldt til et nyt møde i denne gruppe. Sverige har trukket sig i kampen om EUROcon 2007. Arrangements-gruppen Klaus har gerne ville af med posten som kontaktperson for denne gruppe, så han kunne få mere tid til Himmelskibet. Maj-Britt meldte sig som ny kontaktperson. Maj-Britt reserverer datoer til møder i Christianshavns beboerhus de næste 3 måneder. Nyt fra IGK Der er ved at blive oprettet 4 nye grupper: Musik. Gruppen behandler musik som er inspireret af fantastiske genre. NOFF. Se beskrivelse på forrige referat International. Denne liste er til henvendelser fra andre fans rundt i verden. Indlæg heri vil primært være på engelsk. Marked. Dette er tænkt som et køb/salg/bytte marked, hvor man også ville kunne videregive tip om gode tilbud man er faldet over. Der ændres på status for to af vores grupper. Fantasticon gøres formel, og filmgruppen gøres uformel. Nye mødelokaler Klaus har først lige skrevet under på ansøgningen, men nu er den sendt. Evt. Fantastik har haft 1 års fødselsdag. På dagen blev der holdt en uformelt fest hos Michael og Helene. Den 18/9 holdes et stører arrangement hvor vi mødes i tivoli. Tue sender mere info ud om dette på mail-listen. Spørgeskemaet er klar til at blive sendt rundt. De som ikke har e-mail vil modtage det med posten. Næste møde Mandag den 4 Oktober 2004 kl. 19.00 hos Thomas Bestyrelsesmøde 16 August 2004 Tilstede: Maj-Britt, Olav, Jens, Tue, Jesper og Thomas Fraværende: Tommy, Flemming, Hans Henrik og Klaus Nyt fra formanden Logoet er kommet i en førsteudgave. De der var på Eurocon havde lavet T-shirts med logoet på forsiden og en reklame for Fantasticon på ryggen. Der var 8 af sted på Eurocon fra foreningen, hvilket var den største nordiske gruppe. Vi fik 2 European Fandom Award 2004 priser med hjem til Danmark. Otto Frello vandt for bedste kunstner. Brian Roland Larsen fik en opmuntringspris. Himmelskibet stillede op men vandt ikke. Søndag d.15/8 var en gruppe fra foreningen ude hos Otto Frello hvor de overrakte ham prisen, hvilket han blev meget glad for, da det er den første pris han har vundet. Snorfcon. Der er kommet meldinger fra Finland om at de syntes det er for dyrt et koncept der er lagt op til. Der vil blive set på om der kan laves et billigere koncept, men det vil betyde at det ikke vil blive på et konference hotel. Der er udkommet et nyt Science Fiction blad herhjemme. Der er kommet 2 numre ind til videre. Nyt fra kassereren Vores kassebeholdning er på ca. 4500kr Jens prøver at få en mere fast annonceaftale med Fantask og Faraos Cigarer. Vil måske også prøve Laserdisken og Fanatik, dette kræver dog at der først bliver holdt et redaktionsmøde hvor der kan blive taget stilling til bladets fremtidige omfang og reklameplads. Jens ville gerne at der bliver oprettet en indmeldelsesblanket på hjemmesiden. Jesper kigger på dette. Redaktionen Der skal snart holdes et redaktionsmøde igen. Det skal undersøges om Himmelskibet bliver solgt igennem Fantask. Dette vil ikke give det store overskud, men det vil måske skaffe nogle nye medlemmer. Deadline for nr.4 er udskudt til con-rep’en fra Eurocon er færdig. Olav har meldt fra som korrekturlæser af bladet, en afløser er fundet. Internet-gruppen Det går noget sløvt med at få vedligeholdt siden for tiden. Vi håber det bliver bedre nu hvor ferietiden er ovre. Thomas har fjernet linket til nyhedsbrevet, da dette ikke blev vedligeholdt. Den første udgave af foreningens hjemmeside ligger stadig online. Ved søgning i google dukker den stadig op, plus der er umaskerede e-mail adresser på siden. Olav kigger på dette. Mailarkivet nærmer sig. Der kommer i første omgang til at ligge en read-only udgave indtil den endelige udgave er klar. Jesper arbejder på dette. Ouali arbejder stadig på anmelder databasen. Jesper har oprettet et billede arkiv. Adressen er: http://www.fantastik.dk/gallery Der skal snart afholdes et nyt internetmøde. Jesper skriver en tekst til hjemmesiden om hvordan man henter gamle mails i mailgrupperne (stadig relevant når webarkivet kommer for ikke alle maillister kommer på denne, bl.a. bestyrelseslisten) PR Gruppen Der er kommet et forlag om oprettelse af bannerbytte. Dette videregives til internetgruppen, der skal se på hvor på hjemmesiden vi kan have bannere. Der er ikke hørt mere ang. De foldere som Tommy er ved at lave. Fantasticon Der var mange på Eurocon der viste interesse for Fantasticon. Vi bør overveje om vi vil byde på at afholde Eurocon 2007. Hvis vi gør det så skal forarbejdet til præsentationen gøres ordentligt. Der er holdt et møde i fantasticongruppen. Der kommer et referat ud til mailgruppen senere. På næste møde skal der uddelegeres noget mere ansvar. Tommy har været ude og se på nogle lokaler. Vi venter stadig på en tilbagemelding. Maj-Britt har også set på lokaler. Det billigste ligger på omkring 7000kr Vi vil tage entre denne gang, og får derved et budget på 10-20.000kr. Der skal afholdes en Fantasticon møde snart Nye Mødelokaler Ansøgningsskemaet om at blive anerkendt som folkeoplysende organisation blev underskrevet. I den sammenhæng blev det vedtaget at Jesper ind til videre indtræder i bestyrelsen i stedet Tommy, som p.g.a. sygdom i familien ikke har været at træffe længe. Der vil blive mulighed for gratis lokaler på en skole, hvis vi bliver godkendt som folkeoplysnende organisation. Vi vil søge om lokaler til en gang om måneden. Maj-Britt taler med kommunen om dette, og hun træffer beslutningen om hvilke model det vil blive. Det skal dog helst være midt i måneden, og hvis det bliver med en fast ugedag skal vi helst undgå onsdag hvor der er møde mødedag i Bri. Hvis det bliver med fast dato skal vi helst undgå d.10 hvor der er møde i SFC. Indtil videre vil vi stadig benytte Christianshavns beboerhus som mødelokale. Evt. Forslag til Arrangementsgruppen. Der bør afholdes et arrangement i forbindelse med foreningens 1 års fødselsdag. September kunne der afholdes Eurocon-rep, og i oktober kan der afholdes en auktion. Årets bedste fantastik fortælling. Mads har taget initiativ til at oprette en sådan gruppe, der skal stå for at uddele en årlig pris for den bedste fantastik fortælling. Formen ligger ikke helt fast endnu, men så snart IGK modtager en beskrivelse og et navn til gruppen, vil den blive oprettet, og der vil kunne føres en debat herpå om hvordan prisen skal uddeles. Det ligger dog fast at prisen skal financierers af medlemmerne af gruppe (plus andre der vil støttet dette) og intet har med foreningens økonomi at gøre. NoFF (Nordisk Fan Fond). I de andre nordiske lande laves der indsamlinger der kan hjælpe med at sende folk af sted til cons. Olav forslog en lignedne model herhjemme. Der oprettes en interessegrupper til dette. Olav ligger en tekst omkring emnet ud på hjemmesiden under ”Andre cons” Spørgeskema. Thomas havde medbaret et udkast til spørgeskemaet som blev gennemgået og rettet til. Det vil bliver sendt ud snarest. Der er kommet program til Worldcon. Prisen er 1080kr, mere info kan hentes hos Olav. Han har også modtaget en mail fra en amerikaner som søgte hjælpere blandt deltagerne. Olav har meldt sig som hjælper, og andre er også velkomne. Næste møde 13 September hos Jens Bestyrelsesmøde 1 Juni 2004 Tilstede: Jens, Tue, Maj-Britt, Jesper, Thomas, Olav Nyt Fra formanden. Maillister. Der har været klager fra forskellige folk, om at der kommer for mange mails rundt på generel listen. Nogle betragter meget af det der kommer som spam. Fremover vil nye medlemmer kun automatisk blive meldt på announcelisten, på denne måde vil det i højere grad være op til folk selv om de vil modtage mails på generellisten. Det står altid folk frit for at melde sig af en mailliste. I den forbindelse skal velkomstbrevet redigeres, da der i det står at man automatisk meldes på generellisten. Jesper er i gang med at lave på et web-interface, som kan bruges til at melde folk på maillister. Der skal formuleres et sæt retningsliner til hver mailliste, om hvilke diskussioner og emner som kan føres på de enkelte lister. Olav laver et generelt udkast som sendes rund på grupperne, hvor de formuleringen så kan diskuteres. Dette skulle gerne gøre det mere overskueligt hvilke diskussioner der høre hjemme hvor. Listen over maillister blev gennemgået. Det viste sig at der var forskel på listen over de maillister vi rent faktisk har, listen over nyhedsgrupper og den liste som ligger på hjemmesiden. Tabeltop interessegruppen ændres til Spil. Brætspil bliver en del af Spil-gruppen. Tabeltop maillisten ændre navn til Spil. Jens er kontaktperson for gruppen, og formulere en tekst til hjemmesiden (samtidig skriver han også mere om modeleringsgrupen). Maillisten ”læsegruppe” nedlægges, da der ingen aktivitet har været i den, og mange diskussioner der kunne have hørt herunder, vil foregå på genre-listerne. Ordbogen fjernes fra listen over interessegrupper. Jens betragter ikke sig selv som en af redaktørerne af denne, og vil ikke stå opført som sådan. Det skal heller ikke være kontaktfantastik.dk adressen som knytter sig til ordbogen. Urafstemningen. Olav har netop modtaget det nye nummer af Himmelskibet til korrekturlæsning, og vil sikre sig at indstikket om urafstemningen er med. Nyt fra Kassereren Der er 3 medlemmer der ikke har betalt kontingent endnu, på trods af flere henvendelser. Der er nu sat en sidste betalingsfrist, hvorefter du vil bliver streget af medlemslisten. Fremover vil man ikke modtage nogle blade fra foreningen (ud over velkomstpakken) før kontingentet er betalt. Den ene af annoncørerne har endnu ikke betalt for annoncen i Himmelskibet nr.2. Jens tager kontakt til dem igen. Der er også en annonce i det næste blad for dem, men denne vil blive fjernet, hvis vi ikke modtager betaling for den forrige. Jens har undersøgt forskellige fonde som vi vil kunne søge støtte hos til Fantasticon. Arbejdet med disse tages op af Fantasticon gruppen. Både Jens og Maj-Britt har undersøgt hvad det vil kræve at blive godkendt som frivillig folkeoplysnings forening. En sådan godkendelse vil åbne op for muligheden for at få stillet gratis lokaler til rådighed. Sådanne lokaler vil så blive på en skole. Maj-Britt arbejder videre med at få os godkendt, og undersøger muligheden for sådanne lokaler. Jens har endnu ikke modtaget nogle 2004 budgetter fra de formelle interessegrupper. Der vil blive rykket for disse. I budgettet for 2005 vil det fremgå hvilke udgifter der høre til hvilken formel interessegruppe. Redaktionen Himmelskibet nr.3 er til korrektur hos Olav, og går i trykken om en uges tid. Internetgruppen Det blev drøftet om hjemmesiden skulle deles op mellem flere redaktører, der så hver ville få et ansvarsområde. For at undgå forvirring vil det stadig kun være Mads der er redaktør. Thomas får også ftp adgang, så han kan lave mindre rettelser. Støre rettelser skal stadig gå igennem Mads. PR Gruppen Tommy er godt i gang med den nye folder. Jens kigger stadig på at få lavet T-Shirts. En del af PR gruppens arbejde vil automatisk ske under arbejdet med Fantasticon. Da der i forvejen er afsat penge i budgettet til PR, bliver der oprettet en formel interessegruppe. Tommy vælges som kontaktperson. Fantasticon Der er møde i Fantasticon gruppen søndag den 6 Juli hos Mads. På et cafemøde er der blevet lavet en brainstorm på mulige emner til fantasticon 2005. Disse ideer vil bliver taget med til mødet den 6. Et punkt på Fantasticon mødet, bør være at få lavet en beskrivende tekst til hjemmesiden, om hvad Fantasticon er. Mødelokaler En del af dette punkt er allerede blevet diskuteret under pkt.2. Både Jens og Maj-Britt har kigget på forskellige lokaler. Christianshavns medborgerhus er stadig det billigste, på trods af deres prisstigning. Spørgeskema Thomas har lavet et udkast til spørgsmål der vil kunne bruges i et spørgeskema til foreningens medlemmer. Dette udkast fokusere på 4 ting: foreningen generelt, arrangementerne, hjemmesiden, maillisterne og Himmelskibet. Olav har tidligere lavet et sådan spørgeskema i anden sammenhæng, og der vil bliver set på om noget fra den vil kunne tages med her. Eventuelt Olav stillede som forslag at vi skal afholde en auktion. På en sådan vil folk kunne sælge ud af deres samling og dubletter, og der vil kunne tjenes lidt til foreningen. Der vil blive afholdt auktioner i to kategorier A- effekter der er doneret til foreningen og B- hvor 20% af salgsprisen går til foreningen (disse 20% betales af sælger). Da vi næsten lige har haft vores byttedag, vil auktionsdagen først bliver afholdt i september eller oktober. Olav står for at arrangere. Der er usikkerhed ang. krebsegildet og arrangementer i forbindelse med foreningens 1 års dag Olav følger op på dette. Der er blevet vedtaget en dato for skovturen. Det bliver den 24 Juli. Det bliver op til arrangementsgruppen at stå for de nærmere detaljer. Hvis nogle af foreningens medlemmer laver deres egne fanzines, ville det måske være muligt at sende disse ud sammen med Himmelskibet. Der er dog ikke økonomi til at støtte disse udgivelser, og det vil komme an på portoudgifter, om en sådan samsending vil kunne finde sted. Hvis et bestyrelsesmedlem er forhindret i at deltage i et bestyrelsesmøde, træder der ikke en suppleant til med stemmeret. Suppleanter træder kun til i det tilfælde hvor et bestyrelsesmedlem forlader bestyrelsen i utide. En suppleant vil dog også midlertidigt kunne indtræde i bestyrelsen hvis et bestyrelsesmedlem på forhånd kan se at vedkommende i en længere periode vil være væk fra bestyrelsen, f.eks. ved længere udlandsrejser. Både Jens og Thomas er ved at udarbejde en ”håndbog” til bestyrelsesarbejdet for henholdsvis kasserer og sekretær. Olav og Tue vil også lave arbejdsbeskrivelser for deres poster. En generel beskrivelse af bestyrelsen er tidligere blevet lavet. Denne vil blive fundet frem. Disse ting vil blive samlet til en beskrivelse af bestyrelsens arbejde (en håndbog). Jens spurgte om vi kan gøre noget ang. den spam der kommer på bl.a. kontakt-listen. Mailadresserne er blevet sløret så det ikke kan høstes til spam-lister. Med hensyn til de spam-lister hvor adresserne allerede er kommet på, er løbet kørt. Det er op til folk selv at installere spam-filtre. Arrangementsgruppen skal til at se på arrangementer til efter sommerferien. Næste møde 16 August hos Maj-Britt Bestyrelsesmøde 26 april 2004 Tilstede var: Olav, Jens, Tommy, Tue, Jesper, Flemming og Thomas. Fraværende var: Maj-Britt Konstituering af bestyrelsen. Da dette var første bestyrelsesmøde siden generalforsamlingen d.18/4-2004, skulle bestyrelsen konstituere sig selv i henhold til vedtægterne. Den nye bestyrelse ser sådan ud: Formand (valgt på generalforsamlingen): Olav Næstformand: Tue Kasserer: Jens Sekretær: Thomas. Menige medlemmer: Tommy og Maj-Britt Suppleanter: Jesper og Flemming Meddelelser fra formanden Olav havde deltaget i Symposicon som æresgæst. Han skaffede her en nordmand og en svensker som medlemmer, og styrkede derved vores internationale islæt :). Der var ca. 30 deltagere på Symposicon. Der havde været en henvendelse ang. cafemødet aftenen før, hvor der ikke havde været nogen, da et medlem var dukket op kl.22.00. Tue og Thomas havde siddet der indtil kl. 21.30. På næste møde dukker måske et par op som Olav havde talt med på Symposicon, så det er vigtigt at der er folk der. Yderligere drøftelser af cafemøderne udskydes til punktet eventuelt. SNORFCON. Tingene er så småt ved at være på plads. Tommy spurgte til om de priser der står på hjemmesiden er med overnatning. Olav oplyste at det er det ikke. Der kommer en officiel udmeldelse i løbet af denne uge. Scifan.dk - de ønsker ikke vores medlemskab, og heller ikke vores hjælp. Vi holder kanalen åben hvis de senere skulle kontakte os. SWECON. Olav er dansk agent. Vi skal til at se på Fantasticon 2005. Der er tegneseriefestival i november, vi bør have nogle fantasticon foldere klar til at dele ud her. Der skal holdes urafstemning ang. den vedtægtsændring, der blev vedtaget på generalforsamlingen. Da ikke alle medlemmer er på nettet, bliver information sendt ud via Himmelskibet. Det står så medlemmerne frit for at svare via e-mail eller brev. Olav taler med Klaus om at få et indstik i Himmelskibet. Kontingentstigningen gælder fra det øjeblik det blev vedtaget på generalforsamlingen. Indtil beløbet opdateres på hjemmesiden, vil nye medlemmer dog kun blive opkrævet det gamle beløb. Hjemmesiden skal opdateres hurtigst muligt. Meddelelser fra kassereren Vi er startet på det nye budget. Hvis man køber præmier eller andet for foreningens penge, skal dette først aftales med kassereren. Dette gælder dog ikke for de formelle interessegrupper, der har eget budget. Det blev vedtaget at Jens overtager arbejdet med at udsende velkomstpakker igen. Det er i forvejen ham der har kontakten til de nye medlemmer. Vi skal have lavet en sort/hvid folder, som kan sendes med rundt og uddeles. Det bliver Jens's adresse, der bliver den adresse der bliver oplyst på alle officielle udmeldelser fra foreningen (Himmelskibet, hjemmesiden o.l.)  Der skal strammes op på kommunikationen i bestyrelsen. Husk at bare fordi 2 i bestyrelsen har talt sammen, betyder dette ikke at hele bestyrelsen ved det. Meddelelser fra redaktions-gruppen Gruppen var repræsenteret ved Tue. Deadline til næste nummer er den 1 maj, og bladet udsendes 1 juni. Tommy spurgte til hvad der skulle i fra bestyrelsen i næste nummer. Det blev vedtaget at en præsentation af bestyrelsen med en 4-5 linier pr. person ville være passende. Referatet fra generalforsamling skal trykkes i næste nummer. Der bringes kun et referat af formandens og kassererens beretninger, mens den fulde tekst vil komme på nettet. Tue der lavede referatet fra generalforsamlingen, står også for at forfatte den tekst der kommer i bladet. Internet-gruppen Gruppen var repræsenteret ved Jesper. Den automatiske kalender er oppe at køre. Thomas havde en række forslag med til ændringer på siden. Der bliver taget initiativ til at møde i internet-gruppen, hvor der kan blive set på dette. Tue indkalder til mødet. Den 14 Maj blev vedtaget som den umiddelbare dato til mødet. PR-Gruppen Denne gruppe skal genstartes. Der har indtil nu været holdt et par møder, men intet konkret er kommet ud af dem. Der skal laves en ny folder. Tommy laver et udkast - også et på svensk. Vi skal have lavet en elektronisk udgave af logoet. Har folk nogle billeder der ville gøre sig godt i en sort/hvid folder, sendes de til Tommy Fantasticon Der er oprettet en mailgruppe. Bestyrelsen er styregruppe, men der skal laves en formel projektgruppe. Arbejdsdatoen er storebededagsferien 2005. Der bør holdes et møde i gruppen inden næste bestyrelsesmøde. Nye mødelokaler Christianshavns beboerhus er begyndt at tage penge for at man benytter deres lokaler. Vi bør se om vi kan finde billigere. Tommy forslår Nørreport medborgerhus, men Olav har undersøgt dem, og de er for dyre. Det kan vurderes om flere arrangementer kan holdes privat. Det bør undersøges om vi kan få støttet fra fonde og puljer. Evt. tipsmidlerne. Jens undersøger. EUROCON Tommy informere. Vi nærmer os 12 tilmeldte. Tommy understreger endnu en gang at man skal være medlem af foreningen for at få plads i vores bil- convoy. En stor del af programmet på Eurocon er på engelsk. Måske vi skulle få lavet nogle T-shirts som kan reklamere for fantasticon, som folk så kan have på til Eurocon. Disse T-shirts betales af folk selv, men foreningen står for at få dem lavet. Cafemødet Den nuværende form med 3 gang om måneden har kørt siden årsskiftet. Fremmødet er meget svingende. Fra Juni ændres cafemøderne til at finde sted den 2 og 20 i hver måned. Stadig samme sted. Tommy foreslog kulcafeen. Her kan man måske få lov til at låne overetagen til medlemsarrangementer. Dette kunne forsøge til at arrangement. Tue forslog at der engang hver anden måned holdes en middag på en cafe eller restaurant. Alle fandt dette som værende en god ide Kontaktpersoner Thomas foreslog at der oprettes kontaktpersoner rundt i landet. Formen for en sådan kontaktperson bliver at nye medlemmer vil få udleveret e-mail adressen for kontaktpersonen for det område. På denne måde kan vi begynde at få arrangementer i resten af landet og ikke kun i København. Det vil også komme til at fremgå af hjemmesiden hvem der er kontaktperson hvor. Umiddelbart bliver der ikke tilknyttet noget budget til kontaktpersonerne, da det står alle medlemmer frit for at kontakte bestyrelsen ang. støtte til et arrangement. Det blev vedtaget at oprette disse. Spørgeskema Thomas foreslog at lave et spørgeskema der kunne sendes rundt til medlemmerne, for at høre hvad de syntes om foreningen, og hvad der ville kunne få folk til at deltage noget mere i arrangementerne. Thomas udarbejder et oplæg til næste gang. Mail-lister Der har været den første henvendelse fra et ikke medlem, om han kunne komme på vores maillister. Det har fra starten været aftalen at ikke medlemmer godt kan benytte vores maillister, da vi gerne vil være et forum. Denne politik bibeholdes. Vores arrangementer er også åbne for ikke medlemmer. Dette gælder dog ikke filmaftner. p.g.a. lovgivningen om forevisninger af film. Diskussionen om disse to ting, vedrørende ikke-medlemmer, vil blive tage op igen, hvis det viser sig at blive et problem, ellers fortsætter vi som hidtil. Næste møde bliver 1/6-04 kl. 19.00 hos Jens. Thomas udsender indkaldelse senest 1 uge i forvejen. Bestyrelsesmøde 22 marts 2004 Til stede: Olav, Tue, Klaus, Grusjenka, Jens, Flemming, Maj-Britt Meddelelse fra formanden Billeder fra Fantasticon er kommet på hjemmesiden. Tue vil oversætte conrap'en til engelsk, og også den vil komme på hjemmesiden. Det er ikke for tidligt at begynde at tænke på Fantasticon 2005. Først skal datoen fastsættes. Et foreløbigt udgangspunkt er storbededagsferien 22-24. april 2005, således at con'en kan løbe over 3 dage. Olav og Tue skulle på vegne af Fantastik have været til et første orienterende møde i Scifan.dk - et forum for samarbejde mellem science fiction & fantasy foreninger i Danmark. Aktiviteterne i Scifan.dk er dog gået lidt i stå. Et møde vil måske finde sted i juni. Generalforsamling Bestyrelsen har valgt at have nogen i baghånden som dirigent og referent til generalforsamlingen, såfremt ikke andre melder sig; Klaus som dirigent og Maj-Britt som referent. Bestyrelsen vil anbefale en kontingentstigning til mindst 125 kr. til næste år, da foreningen ellers vil have svært ved at finansiere sine aktiviteter. Dette vil selvfølgelig blive afgjort ved afstemning på generalforsamlingen. Bestyrelsesmedlemmer på valg er: Olav, Klaus og Grusjenka + supp. Flemming og Hans Henrik. Klaus vil for fremtiden hellige sig sine øvrige aktiviteter i foreningen bl.a. som redaktør af Himmelskibet. Flemming vil stille op som suppleant. De øvrige bestyrelsesmedlemmer på valg har endnu ikke afgjort med sig selv, om de genopstiller. Vedtægtsændring: Olav og Jens står for den. Inden generalforsamlingen vil de lige rundsende den til den øvrige bestyrelse, således at der er enighed, inden den vil komme til afstemningen på generalforsamlingen. Olav vil sende en opfordring ud på mailinglisterne til foreningens medlemmer om at overveje at stille op til bestyrelsen. Vi vil byde nye kræfter meget velkommen. De indkomne forslag i logokonkurrencen vil blive vist på hjemmesiden. Vinden vil findes gennem afstemning på generalforsamlingen. Førstepræmien er et originalt kunstværk af Mads Dam. Jens vil booke DVD-afspiller og projektor, således at vi kan afslutte dagen med en film - hvis ikke generalforsamlingen trækker alt for længe ud. Maj-Britt vil lave en dagsorden til generalforsamlingen. (Husk en plads til lidt reklame for Fantasticon 2005) Redaktionen Forårsnummeret af Himmelskibet er af portohensyn holdt på under 200 g. Deadline til næste nr. er 1. maj. En opfordring til at lægge nogle af artiklerne fra Himmelskibet ud på hjemmesiden for at gøre den mere indholdsrig og måske skærpe interessen hos nye potentielle medlemmer. Snorfcon Snorfcon vil finde sted 29.-31. oktober på Clarion Hotel i Sydhavnen. Konferencen vil dreje sig om at fremme det nordiske samarbejde omkring fanniske aktiviteter indenfor science fiction & fantasy. Det bliver lidt dyrt at deltage, så bestyrelsen blev opfordret at stille soveplads til rådighed til dem , der kommer langvejs fra, der ikke synes, de har råd til hotelovernatninger. Der er søgt støtte til arrangementet hos Nordisk kulturfond. Christianshavns beboerhus De månedlige foreningsmøder i Christianshavns beboerhus fortsætter, selvom huset fra nu af vil have 20 kr. i timen i lokaleleje. Maj-Britt vil undersøge mulighederne hos andre beboerhuse for at få stillet lokale til rådighed gratis. Næste bestyrelsesmøde En dato for næste møde vil være afhængig af den nye bestyrelse. En foreløbig dato: Mandag den 26. april. Bestyrelsesmøde 16 februar 2004 Tilstede: Olav, Tue, Klaus, Grusjenka, Jens, Flemming, Maj-Britt + Tommy Silveros, Jesper Andersen og Mads Dam Erling Søby er trådt ud af bestyrelsen. Suppleant Grusjenka Andersen træder ind som menigt bestyrelsesmedlem i stedet for. Evaluering af Fantasticon Formanden lagde ud med at erklære den nyligt overståede Fantasticon en succes. Han estimerede et besøgstal for begge dage inklusive arrangører på ca. 100 pers. En stor tak til alle - en god indsats. En særlig tak til dem, der gjorde en ekstra indsats til sidst med at få de praktiske ting på plads: Bannere, badges osv.   Både planlægningsfasen og selve con'en forløb dog noget ustruktureret. Det skal styres lidt bedre næste gang, og der skal flere folk til at stå for alt det praktiske. Alle var dog enige om at lykønske hinanden for at få etableret et flot arrangement på så kort tid. Ud fra indkomne evalueringsskemaer fra gæster ved con'en må man konkludere, at de generelt var tilfredse med arrangementet men meget gerne så, at det bliver en større con næste år f.eks. med flere stande - gerne fra forlag, der udgiver science fiction. Af de indkomne spørgeskemaer blev der trukket en heldig vinder, Kim Bach, der får en flaske vin + et års gratis medlemskab af foreningen. Udgifterne til afvikling af Fantasticon beløber sig til 1463 kr. ekskl. Vin, hvilket er inden for det budget, der blev lagt. T-shirtene betales denne gang af ejerne selv. Evalueringen fortsatte ved at alle omkring bordet efter tur gjorde deres erfaringer op (Mange af kritikpunkterne vil kunne afhjælpes med bedre tid til forberedelse næste år): For få mennesker lavede for meget. Der var for mange gengangere i programmet - f.eks. at deltage i 3-4 paneler på to dage er for meget. Til næste år er der tid til at finde flere aktive. Con'en startede for tidligt på dagen. Især om søndagen var der ikke mange gæster, der dukkede op allerede kl. 10. Næste år skal con'en nok først starte ved tolvtiden. Fortrinsvis kun en time pr. foredrag. Halvanden time - selv inklusiv spørgetid - er meget lang tid at stå og tale. Programmet - inklusive omtale af de enkelte programpunkter - skal være færdigt i bedre tid, således at det kan komme i Pr-folderne og på hjemmesiden. Bannerreklamer i god tid i forvejen vil nok også kunne tiltrække flere gæster til. En vagtplan skal etableres, således at det ikke kun er ganske få, der har tjansen ved velkomstbordet. Ligeledes skal hvert programpunkt indledes af en introduktion / præsentation. Dette fungerede ikke optimalt på con'en. En idé til næste år: Program i temaer - et videnskabsspor, filmspor osv. Idéer til programpunkter næste år: Rollespil, mere horror, fremvisning af film, kunstnere, der præsenterer sig selv og fortæller om fantastisk kunst. Spørge på hjemmesiden og mailinglisterne: Hvad vil du gerne se på næste con? Udnævne en dokumentationsansvarlig, der skal sørge for at tage billeder og lave en conrap. Det rodede for meget - både på velkomstbordet og pga. alle de tasker og poser, der lå i en stor bunke. Det bidrog i al fald ikke til hyggen. Starte tidligt med forberedelserne til næste con - f.eks. T-shirts, badges vil kunne laves i god tid. Udlove gratis con T-shirts til dem, der er villige til at arbejde som gofers. Logokonkurrence En afstemning på generalforsamlingen vil afgøre hvilket logo, der skal være foreningens fremtidige. De indkomne forslag er lagt ud på hjemmesiden. Redaktionen Eksemplar af første nummer af Himmelskibet er endnu ikke blevet indleveret til pligtafleveringen. Maj-Britt finder ud af til hvem og hvor mange og får det af sted. Der vil blive trykt 20 ekstra eksemplarer af første nummer, da der næsten ikke er flere tilbage. Nummer to vil blive trykt i 100 eks. Redaktøren vil få en selvstændig adresse, man kan skrive til: Himmelskibetfantastik.dk. En opfordring vil blive lagt ud på hjemmesiden, at bidrag til foreningsbladet vil være meget velkomne. Deadline på nummer tre: 1. maj Generalforsamling En indkaldelse til generalforsamlingen vil blive bragt i Himmelskibet. Olav og Jens vil lave et udkast til en vedtægtsændring. Olav, Klaus og Grusjenka samt suppleanter er på valg. Eventuelt Der er udtrykt ønske om et mere aktivt website - f.eks. en månedlig klumme. Forhåbentlig vil der også ske lidt mere, når kalenderen kommer op at stå. Næste møde Mandag den 22. marts kl. 19 hos Jens Bestyrelsesmøde 19 Januar 2004 Tilstede: Olav, Tue, Grusjenka, Klaus, Jens og Maj-Britt Meddelelse fra formanden - Først en påmindelse til sekretæren om at få referaterne ud senest en uge efter hvert bestyrelsesmøde. - Der er kun kommet få bidrag til logokonkurrencen. Om denne skal blive et punkt på Fantasticon’en vil blive diskuteret på næste Fantasticonmøde. - Papirerne til velkomstpakken samt overskydende eksemplarer af det nyeste nummer af Himmelskibet samles hos Maj-Britt, således at hun kan sende dem ud til kommende nye medlemmer. - Snorfcon er udsat på ubestemt tid. Et onlinemøde vil blive foretaget i dets sted. Generalforsamling Generalforsamlingen er forsøgsvis sat til søndag den 18. april. Jens tjekker, at vores naboforeninger ikke har aktiviteter på denne dato. Hvis dagen er fri, bookes lokale i Valby Medborgerhus fra klokken 12 til 19. Indkaldelse til generalforsamling kommer ud med næste nummer af Himmelskibet. Olav og Jens vil kigge på en lille tilføjelse til vedtægterne omhandlende tegningsregler, således at det vil fremstå helt klart, hvem der har råderet over foreningens midler. Internetgruppen Medlemslogin og kalender testes stadig, men kommer snart op at køre. Opdatering af hjemmesiden er stadig lidt træg, blandt andet fordi alt stadig foregår manuelt. Nummeret til indbetalingskontoen er kommet på hjemmesiden, således at medlemmer med netbank kan vælge at betale kontingent ad denne vej. Redaktionen Næste nummer af Himmelskibet vil gå fra de nuværende 36 til 28 sider for at holde den samlede vægt på under 100 gram. Derved spares der meget i portoomkostninger. Jens vil tjekke hos Det kongelige bibliotek, hvor mange steder vi er forpligtet til at udlevere tvangseksemplarer. Redaktionen opfordres desuden til at få flere illustrationer i bladet. Scifan.dk Et samarbejdsforum for science fiction/fantasyforeninger i Danmark. En i øjeblikket uforpligtende forening, som Fantastik er blevet opfordret til at melde sig ind i. På længere sigt er det målet at kunne gøre det lettere at for eksempel samarbejde om at lave en con. Olav og Tue tager til et møde og ser det an. Fantasticon En hjemmeside er ved at være stablet på benene – med program og gæsteliste. Selvom det notorisk er svært at komme igennem, vil der forsøges at gøre PR for Fantasticon gennem medierne: Olav vil skrive en pressemeddelelse, og Tue vil skrive en artikel om con’en og prøve at få den i diverse lokalaviser – såsom Valbybladet, Amagerbladet og Søndagsavisen. Jens vil skrive til AOK og Kulturnauten. Det oprindelige budget for con’en blev sat til 1500 kr. På grund af flere nye medlemmer er det nu muligt at udvide budgettet lidt Det er derfor blevet muligt at invitere Sonja Vesterholt, der har lavet en spændende dokumentar om russisk science fiction, selvom hun vil have et mindre pengebeløb for at stille op.