Fantastik > Beskrivelse af Bestyrelsesposterne

Interessegrupper

Bestyrelsen: Bestyrelsen står for den formelle daglige drift af foreningen. Arrangementer og andet varetages af medlemmerne igennem de forskellige interessegrupper.
Der afholdes bestyrelsesmøder efter behov, men gerne hver- eller hver anden måned. Bestyrelsen holder generelt ikke åbne bestyrelsesmøder. Inviterede, samt personer der på forhånd har indhentet tilladelse, er dog selvfølgelig altid velkomne. Alle referater fra møderne, bliver offentliggjort på hjemmesiden (dog bliver personfølsomme detaljer udeladt)
Der henvises i øvrigt til foreningens vedtægter §5 hvor bestyrelsens virke er beskrevet.

Herunder følger en beskrivelse af det formelle arbejde som de enkelte bestyrelsesposter indebære:

Formanden: Formanden er den øverste ansvarlige i foreningen. Dvs. at han i sidste ende er den der tegner foreningen (sammen med kassereren) og er den der udadtil repræsenterer foreningen.

Formandens opgaver løses på ad hoc-basis, men rent konkrete opgaver og pligter er f.eks. følgende:
- Være den ordførende for foreningen overfor resten af verden. Dvs. at det normalt er formanden der udtaler sig på foreningens vegne.
- Gennem bestyrelsen af sikre den daglige drift af foreningen. Formanden sætter dagsordenen på bestyrelsesmøder og er født ordstyrer.
- Formanden har ansvar for at sikre sig at foreningens vedtægter til enhver
tid bliver overholdt og - hvis dette ikke er tilfældet - da at sætte korrigerende aktiviteter i værk.
- Formanden skal være velinformeret om foreningens drift og status, herunder økonomi.
- Bestyrelsen har et kollektivt ansvar for drift af foreningen, herunder økonomi, men formanden er den øverste økonomisk ansvarlige, og fungerer til daglig som backup for kassereren.
- Formanden skal være behjælpelig overfor medlemmer med at løse evt. konflikter i forhold til bestyrelsen, interessegrupper eller andre medlemmer på en saglig måde og i overensstemmelse med foreningens vedtægter.

Formanden kan uddelegere visse pligter, f.eks. i forbindelse med bestyrelsesmøder, helt eller delvist til andre bestyrelsesmedlemmer men er stadig i sidste ende ansvarlig for at disse bliver udført.

Næstformanden: Næstformandens formelle funktion er at være det bestyrelsesmedlem der overtager formandsposten dersom formanden skulle afgå i utide. Derfor skal næstformanden være velinformeret om foreningens drift og status, og evt. aflaste formanden i spidsbelastede situationer. Næstformanden forventes at opretholde et godt overblik over foreningens drift, arrangementer, etc., især også på foreningens hjemmeside og mailing-lister. Næstformanden bør være en af foreningens drivende kræfter, og tage en ledende rolle ved større arrangementer o.lign. Næstformandens opgaver kan ved spidsbelastninger delvist uddelegeres til andre bestyrelsesmedlemmer.

Kassereren: Kasserens hovedrolle i bestyrelsen er at, varetage foreningens
økonomi. Hvad dette bl.a. indebære er:

- Holde regnskab med udgifter og indtægter, som foreningen har. Indtægterne er f.eks. medlems kontingenter og annonce indtægter fra Himmelskibet. Udgifterne er f.eks. porto, leje af lokale, gaver til quizzer, udgifter til trykning af medlemsbladene.
- Lave budget baseret på input fra de formelle interesse grupper, samt foreningens andre aktiviteter. Regnskab for det forgangene og budget for det kommende år, fremlægges på general forsamlingen.
- Sende regninger ud til de der måtte skylde foreningen f.eks. annoncepenge, og sikre at, disse bliver betalt.
- Sende Indbetalings kort ud til nye medlemmer eller gamle. Rykke for manglede betalinger. Dette gælder også andre
- Holde medlems listen upto date, så bestyrelsen ved hvor mange medlemmer der findes i foreningen, samtidig bruges denne når det sendes medlemsblade ud til medlemmerne.
- Sælge medlemsblade stykvis, til de som måtte ønske at købe bladene.
- Sende medlems blade ud. Kasseren sender de blade, som ikke kan afleveres personligt, til diverse møder.

Sekretæren: Sekretærens sørger for at udsende en indkaldelse og en dagsorden til bestyrelsesmøder senest 1 uge inden mødet. Vedkommende står også for at tage referat til mødet, et referat der skal sendes rundt til bestyrelsen senest 1 uge efter mødet. Når referatet er sendt rundt har den øvrige bestyrelse 1 uge til at kommenterer dette, derefter betragtes det for godkendt. Sekretæren sørger derefter for at referatet bliver tilføjet på hjemmesiden, og sender en mail på annonce listen om at referatet er tilgængeligt. Datoen for næste bestyrelsesmøde bliver tilføjet til kalenderen af sekretæren.
Sekretæren varetager posten som InteresseGruppe Koordinatoren (IGK)

Suppleanter: Suppleanter træder til i det tilfælde hvor et bestyrelsesmedlem forlader bestyrelsen i utide. En suppleant vil dog også midlertidigt kunne indtræde i bestyrelsen hvis et bestyrelsesmedlem på forhånd kan se at vedkommende i en længere periode vil være væk fra bestyrelsen, f.eks. ved længere udlandsrejser. Suppleanterne er ikke tildelt en rækkefølge, men at stille dem op i alfabetisk rækkefølge. Således at de alle tre kan komme lige meget i betragtning, hvis et medlem af bestyrelsen skulle gå i utide.
Når en suppleant indtræder i bestyrelsen som normalt bestyrelesmedlem, er det op til suppleanten, om det er for at sidde i resten af den periode, som det udtrædende bestyrelsesmedlem var valgt for, eller om det blot er til næste generalforsamling.

Andre poster i foreningen: Webmaster
Står for at vedligeholde hjemmesiden.

IGK
InteresseGruppe Koordinatoren står for at oprette de interessegrupper som medlemmerne ønsker oprettet. Nærmere opgaver er beskrevet her.